Vysielajúca aj prijímajúca inštitúcia musí mať pridelenú Univerzitnú chartu Erasmus (ďalej EUC). Pracovisko vysielaného pracovníka musí mať podpísanú platnú bilaterálnu dohodu (BA) s prijímajúcou inštitúciou.
Nepedagogický pracovníci, ktorí úspešne prešli výberovým konaním následne oslovia inštitúciu do ktorej sa hlásili a vyžiadajú si potvrdenie o prijatí. Po odsúhlasení doručia Erasmus koordinátorovi APZ vyplenené nasledovné formuláre:
Pracovný plán - Slovenská verzia
Pracovný plán - EN verzia
Po absolvovaní pobytu je pracovník povinný predložiť (najneskôr do 15 dní po návrate):